企業導入ERP後需要簽軟體維護合約嗎？

2024-05-30

一間企業想要永續經營，從作業流程規劃、產品設計研發、實際作業運行、經營績效考核…等，不斷的經由測試、調整以達到最佳化；待企業穩定後導入ERP，幫助企業全方位檢視營運資源配置，確保經營資料的即時、正確性，有效的掌握公司的營運狀況。

但～當導入後看似一切正常穩定，有簽訂ERP維護合約的必要嗎？
一般用戶對於維護合約等同於保險的概念，怕的是一旦系統出現問題，可及時處理。
當公司人員穩定後操作問題漸少，系統相對穩定後還需要簽約嗎?這是老闆常會問使用者的問題？
公司的營運、市場是持續成長、變動的，組織架構會因應市場上的需求，來擴充人力和調整營運方式，所以ERP也必須跟著企業變動作相應功能調整，不只是系統面，須要符合流程改變的需求，用戶的教育訓練也會對應調整的程序而變動，包含陸續加入的合理化程序與報表，可讓使用者獲得操作、流程及管理上的助益，達到企業流程優化所需要產生的報表與管控的準確性。

綜合上述，如有以下狀況是建議簽訂維護合約，否則現行ERP規劃與功能，將不敷使用，系統效益只會越來越差：
A. 業務成長：管理的地區、人員變多了…
B. 經營項目變動：管理的品項改變了…
C. 銷售方式變動：增加虛擬通路、增加經銷商通路…
D. 人員異動：經驗傳承不易

企業經營不易，費用必須花在刀口上，是否需要簽訂維護合約，不妨想想當系統停擺時，給公司帶來的損失遠多於維護費用，那維護合約就是營業費用中必要的花費項目。
到底多少錢才是合理的維護費用？一般套裝軟體市場行情價約在軟體定價的15-23%左右，客製化軟體須要專人維護，費用相對會再提高，建議用戶可在系統購買導入時，與資服廠商一併約定次年的維護費用，可避免維護合約金額過高的爭議。

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